Bagi Anda yang memiliki job atau pekerjaan sebagai sekertaris di organisasi manapun tentu sudah tidak asing lagi dengan kegiatan surat menyurat. Menuliskan nama penerima surat dan alamatnya secara manual satu2 di setiap lembar surat tentu akan memakan banyak waktu dan tentunya kurang efektif dan efesien. Kalua hanya untuk satu dua penerima mungkin tidak begitu terasa, tapi coba kalua penerimanya sampai ratusan nama dengan alamat yang berbeda-beda pula tentu sangat tidak praktis bukan jika kita tulis di suratnya satu persatu. Nah pada kesempatan kali ini Wat Excel akan membuat tutorial Cara Membuat Mail Merge Alamat Surat Otomatis di Word Menggunakan Sumber Data Excel, Sangat Mudah !!
Langkah-langkah membuat mail merge
Pertama, buatlah sebuah folder khusus, misalkan saja “Master Surat”
Baca Juga
Pada folder ini kita akan menyimpan dua buah file, yang pertama adalah file master surat yang akan kita buat di Microsoft word, dan yang kedua adalah master alamat yang nanti akan kita buat di Microsoft excel.
Silahkan buka aplikasi microsoft word kemudian simpan di folder “Master Surat” yang sudah kita buat tadi dengan dengan nama “master surat.docx”. Selanjutnya kita buat template suratnya. Yang kami tampilkan disini hanyalah contoh saja, Anda bisa seusaikan suratnya sesuai kebutuhan Anda masing-masing.
Bagaimana membuat kop surat dan bagaimna membuat template suratnya tidak kami bahas di sini. Kami asumsikan Anda sudah memiliki atau sudah bisa membuatnya. Setelah selesai membuat template atau leger suratnya, selanjutnya kita akan membuat file master alamatnya di Microsoft excel. Silahkan Anda buka aplikasi Microsoft excel kemudian simpan di folder “Master Surat” yang sudah kita buat tadi dengan dengan nama “master alamat.xlsx”, kemudian kita buat filed atau isian sesuai yang ada di master surat yang sudah kita buat tadi, yaitu ada Nomor Surat, Nama Penerima dan Alamat Penerima.
Di sini kami hanya membuat beberapa nama saja, Anda bisa menambahkan sesuai kebutuhan masing-masing.
Silahkan save kemudian close/tutup file excel yang sudah kita buat.
Kembali lagi ke master surat yang sudah kita buat (master surat.docx). Tahap berikutnya adalah mengkoneksikan master surat dengan master alamat yang sudah kita buat tadi.
Klik menu Mailings pada Microsoft Word, pilih Select Recipients, kemudian klik Use Existing List…
Lebih jelas perhatikan gambar berikut:
Setelah muncul kotak dialog Select Data Source, cari file master alamat.xlsx yang tadi sudah kita simpan di folder “Master Surat”, kemudian pilih file tersebut lalu klik tombol OK, seperti pada gambar verikut:
Selanjutnya akan mucul pilihan sheet mana yang akan kita pilih sebagai source data alamatnya. Karena kita sudah buat database alamat di excel pasa sheet1 maka kita pilih sheet1 kemudian klik OK. Perhatikan gambar di bawah ini.
Sampai tahap ini, jika Anda sudah mengikuti dari awal dengan baik, makan kita sudah berhasil mengkoneksikan file master surat.docx dengan file master alamat.xlsx nya. Selanjutnya, kita akan memasukan filed-field yang kita butuhkan dan secara dinamis akan berubah yaitu, Nomor Surat, Nama Pnenerima dan alamat penerima surat. Arahkan kursor kita di depan nomor surat, masih di menu Mailings, pilih Inser Merge Field pada grup menu Write & Insert Fields maka akan terlihat list data yang kita butuhkan untuk mengisi template surat, kita pilih Nomor_Surat. Berikutnya letakan kursor di depan Yth. Lalu pilih Nama_Penerima_Surat, ualnagi langkah yang sama untuk alamat penerimanya. Untuk lebih jelasnya lihat gambar di bawah ini.
Sampai tahap ini SELAMAT, Anda sudah berhasil Membuat Mail Merge Alamat Surat Otomatis di Word Menggunakan Sumber Data Excel, Sangat Mudah kan??
Demikian cara Membuat Mail Merge Alamat Surat Otomatis di Word Menggunakan Sumber Data Excel, Sangat Mudah !! semoga bermanfaat. Jika ada pertanyaan atau masukan yang ingin disampaikan Anda bisa tuliskan di kolom komentar di bawah, atau bisa hubungi kami melalui halaman Contact Us dan jangan lupa, jika artikel ini bermanfaat, share ke teman-teman Anda, saudata Anda agar semakin banyak yang tahu. Berbagi ilmu adalah amal ibadah jariah, bekal kehidupan kita di alam akhirat. Klik saja tombol share ke beberapa media sosial di bawah ini.
Salam WatExcel !!
Download File latihan, klik link di bawah ini :
Artikel Terkait : Cara Mencetak atau Print Banyak Undangan dengan Mail Merge, Sangat Mudah !!
0 comments
Post a Comment